Phương pháp thiết lập một biểu đồ xương cá hiệu quả

Như đã đề cập trong bài trước "Biểu đồ xương cá" được sử dụng để phân tích cái nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Tránh tình trạng đỗ lỗi lòng vòng (bản chất của con người là luôn phủ nhận trách nhiệm của mình-  luôn chọn việc nhẹ nhàng), dẫn đến gây mâu thuẫn nội bộ, góp phần làm cho việc xử lý, khắc phục gốc rễ của vấn đề không được hiệu quả.
Trình tự thực hiện việc thiết lập biểu đồ xương cá như sau:
Bước 1: Phác thảo hình con cá (^-^)

 

Bước 2: Sau khi phác thảo xong bộ xương cá ta ghi các thông tin lên trên bộ xương này.
    - Cái đầu: là vấn đề cần giải quyết tìm hiểu nguyên nhân.
    - Trên các nhánh xương chính ghi các nhóm nguyên nhân chính.
        + Các nhóm nguyên nhân chính thông thường là: Con người-Thiết bị-Nguyên liệu-Phương pháp-Đo lường-Môi trường (5M-1E)

 Bước 3: Trên các nhánh xương chính chúng ta vẽ nên các nhánh xương dăm, thể hiện chi tiết các nguyên nhân gây nên nguyên nhân trên nhánh xương chính.
       - Để tìm ra các nguyên nhân chúng ta phải biết cách vận hành áp dụng cách đặt 5 loại câu hỏi sau (5W-1H):

            + Who (Ai): Vấn đề này của ai? Ai chịu trách nhiệm?...
            + What (Cái gì): Cái gì xảy ra? Cái gì gây nên vấn đề này?...
            + Where (Ở đâu): Vấn đề này xảy ra ở đâu? ...
            + When (Khi nào): Vấn đề này xảy ra khi nào?...
            + Why (Tại sao): Tại sao lại bị xảy ra?
            + How (Làm thế nào): Làm thế nào nó xảy ra? Khắc phục làm sao?...

Sau khi phân tích hết nguyên nhân của một nhánh xương thì ta tiếp tục qua nhánh khác để phân tích nguyên nhân.
Việc xây dựng biểu đồ và phân tích nguyên nhân chi dừng lại khi chúng ta không còn câu hỏi nào khác. Khi đó, các nguyên nhân chi tiết nhất sẽ là nguyên nhân gốc rễ mà bạn cần phải tìm. Khi đó chỉ cần đưa ra các biện pháp "nhẹ nhàng" để khắc phục một cách có hiệu quả vấn đề đang xem xét.
Chú ý: 
       - Khi phân tích lỗi cần có sự tham gia của nhiều bên tham gia đảm bảo bạn sẽ tìm ra nguyên nhân cốt lõi hiệu quả hơn.
       - Luôn luôn hỏi “tại sao” cho đến khi nào bạn tìm thấy nguyên nhân cốt lõi nhất và có thể xử lý được.

Ví dụ: Phân tích nguyên nhân Sai sót khi mở XXYC cũ ra để xem xét theo mô hình xương cá như sau:

 

Từ đó xác định các nguyên nhân chính gây ra các lỗi hay mắc phải và đưa ra biện pháp khắc phục.