Chu Trình PDCA

Chu trình PDCA trong các yêu cầu của ISO 9001

PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) là chu trình cải tiến liên tục. Trên thực tế việc thực hiện PCDA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, nếu như bạn quan tâm đến ISO 9001 thì bạn sẽ thấy chu trình PCDA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Làm chủ được PDCA bạn cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

Hình 1: Chu trình PDCA

Chu trình PDCA được nghiên cứu và phát triển bởi Tiến sĩ Walter Shewhart - một trong những người đi đầu trong lĩnh vực quản lý chất lượng. Tiến sĩ W.Edwards Deming thường gọi đó là PDSA (Plan, Do, Study, Act) hay Lập kế hoạch, Thực hiện, Nghiên cứu, Hành động bởi ông quan niệm rằng hoạt động “Kiểm tra - Check” chú trọng vào rà soát, đánh giá hơn là phân tích. Hầu hết mọi người đều dành phần lớn thời gian vào hai hoạt động Lập kế hoạch và Thực hiện mà có xu hướng bỏ qua hoạt động Kiểm tra và Hành động. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 là một hệ thống cân bằng do đó để giữ cho hệ thống ISO hoạt động có hiệu lực thì chúng ta cần phải đánh giá đồng đều mỗi yếu tố trong PDCA, tránh việc chỉ xem xét riêng lẻ một yếu tố như Lập kế hoạch, Thực hiện hay Kiểm tra, Hành động.

Trước đây, đã có rất nhiều bài viết về PDCA, tuy nhiên bài viết này tiếp cận PDCA dưới góc độ của tiêu chuẩn ISO 9001. Chúng ta hãy thử phân tách các yêu cầu của ISO 9001 thành các yếu tố chính và đặt chúng vào chu trình PDCA để phân tích. Mỗi điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001 đều bao hàm bước Lập kế hoạch, điều 7 của tiêu chuẩn thì tập trung vào Thực hiện, và điều 8 tập trung và Kiểm tra và Hành động. Vậy trong số đó, điều khoản nào mà chúng ta khó tiếp cận nhất?

Đó là điều khoản 8 bởi nó tập trung vào Kiểm tra và Hành động. Chúng ta hoàn thành bước Lập kế hoạch và Thực hiện và sau đó chúng ta tiến hành Kiểm tra và có Hành động tiếp theo tuân theo đúng thói quen làm việc truyền thống. Vì vậy, để áp dụng thành công ISO 9001, chúng ta phải thay đổi thói quen và dành nhiều thời gian hơn cho bước Kiểm tra và Hành động như trong điều khoản 8. Chúng ta hãy nhìn vào từng yếu tố của PDCA và xem nó tương ứng với các điều khoản của ISO 9001 như thế nào.

LẬP KẾ HOẠCH

Doanh nghiệp nên có một chu trình lập kế hoạch hàng năm như kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: tầm nhìn/ nhiệm vụ, chính sách chất lượng, mục tiêu hoạt động, ngân sách, kế hoạch bảo dưỡng, các tiêu chuẩn, sự kiện quan trọng và giới thiệu sản phẩm/ thị trường/ quá trình mới. Đây là những yếu tố cần được lên kế hoạch. ISO 9001 đưa ra các yếu tố hoạch định trên trong 7 mục.

• Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS) (4.1)
• Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng (4.2)
• Trách nhiệm lãnh đạo (5)
• Quản lý nguồn lực (6)
• Hoạch định việc tạo sản phẩm (7.1)
• Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường (7.6)
• Hành động phòng ngừa (8.5.3)

Hầu hết các yêu cầu trên rõ ràng là những yếu tố cần hoạch định tuy nhiên cần lưu ý đối với yêu cầu Hành động phòng ngừa (8.5.3). Yêu cầu này nằm trong mục 8 (Đo lường, Phân tích và Cải tiến), nó dường như là một hành động chứ không phải việc lập kế hoạch. Hành động phòng ngừa là một kế hoạch để loại trừ khuyết tật chưa xảy ra nên cần đưa nó vào mục cần hoạch định. Vì chúng ta không biết bao giờ nó sẽ xảy ra (có thể có hoặc không có các hành động phòng ngừa), nên nó giống như một kế hoạch có chủ đích. Nếu khuyết tật xảy ra thì kế hoạch đó thất bại. Nếu khuyết tật không xảy ra có phải bởi vì chúng ta đã có những hành động để phòng ngừa nó? Vì chúng ta không chắc chắn về điều này nên tôi gọi nó là một kế hoạch.

THỰC HIỆN

Các bước Thực hiện diễn ra thường xuyên hơn, có thể trong chu kỳ hàng tháng nó tạo ra các dữ liệu để đo lường và phân tích và được xem như kết quả của việc thực hiện kế hoạch hàng năm. Việc Thực hiện tập trung nhiều trong Mục 7 – Tạo sản phẩm. Hầu hết các hồ sơ của hệ thống ISO tại doanh nghiệp được tạo ra trong các quá trình tại mục 7.

• Năng lực và Đào tạo (6.2.2)
• Thiết kế và phát triển (7.3)
• Mua hàng (7.4)
• Sản xuất và cung cấp dịch vụ (7.5)

KIỂM TRA

Khi bạn có dữ liệu từ bước thực hiện, bạn cần tiến hành phân tích và nghiên cứu dữ liệu (PDSA). Chúng ta không chỉ kiểm tra để xem các bước thực hiện đã hoàn thành hay chưa hoặc kiểm tra xem dữ liệu đã đầy đủ hay chưa. Chúng ta cần phân tích và tìm hiểu xem dữ liệu muốn nói gì với chúng ta thông qua việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.

Tiêu chuẩn ISO 9001xác định rõ những quá trình kiểm tra khác nhau, như là chu trình đo lường và phân tích để định rõ tổ chức tiến hành kế hoạch năm đạt như thế nào.

• Xem xét của lãnh đạo (5.6)
• Theo dõi và Đo lường (8.2)
• Sự thỏa mãn của khách hàng (8.2.1)
• Đánh giá nội bộ (8.2.2)
• Phân tích dữ liệu (8.4)

Đây không phải là những sự kiện chỉ diễn ra một lần. Những quá trình kiểm tra liên tục đưa ra kết quả là những biểu đồ về xu hướng giống như một cách chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.

Việc kiểm tra hàng tháng hoặc hàng quý là rất thực tế, mặc dù nhiều công ty cho rằng một cuộc đánh giá định kỳ hàng năm, sự xem xét của lãnh đạo hay tiến hành khảo sát sự hài lòng của khách hàng như một sự kiểm tra đầy đủ về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Nếu mô hình kinh doanh hoàn toàn ổn định với rất ít hoặc gần như không có sự cạnh tranh và một môi trường, ngành công nghiệp hay thị trường ổn định thì chúng ta có thể tránh khỏi việc kiểm tra định kỳ hàng năm. Nhưng có bao nhiêu doanh nghiệp có thể đạt được các điều kiện như trên?

HÀNH ĐỘNG

Hành động được thực hiện không chậm trễ nhằm loại bỏ những thiếu sót, được xác định thông qua việc đo lường, phân tích giữa các kế hoạch năm và hồ sơ dữ liệu trong thực tế. Tất nhiên có yếu tố Hành động trong sự xem xét của lãnh đạo vì sau khi chúng ta xem xét các yếu tố đầu vào cần thiết, chúng ta có nghĩa vụ phải phân công tới từng cá nhân để thực hiện các hành động khắc phục cần thiết (cũng có thể bao gồm các hành động phòng ngừa)

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu có hành động rõ ràng như cô lập sản phẩm không phù hợp, thực hiện hành động khắc phục và có thể cả hành động phòng ngừa.

• Sản phẩm không phù hợp (8.3)
• Hành động khắc phục (8.5.2)
• Hành động phòng ngừa (8.5.3)

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 không phải là một chu trình PDCA đơn lẻ. Đó thực chất là một loạt các chu trình PDCA. Mục 7 không chỉ đơn thuần là Thực hiện. Việc tạo sản phẩm bản thân nó là một chu trình PDCA được bắt đầu bằng việc lên kế hoạch các yêu cầu và nhu cầu thực hiện. Tiếp theo, “Thiết kế và phát triển” là Thực hiện, “Xem xét thiết kế và phát triển” là Kiểm tra, và “xoát xét lại thiết kế phát triển” là Hành động. Chu trình PDCA tương tự hiện hữu trong các hoạt động như: đào tạo, hệ thống tài liệu, mua hàng, đánh giá, hành động khắc phục... Toàn bộ khái niệm về cải tiến liên tục được dựa trên chu trình PDCA.